Como trabalhar com a Paytraq Inbox?
PayTraq Inbox é um endereço de correio eletrónico dedicado à receção de documentos recebidos.
Qualquer correio eletrónico com um ficheiro anexo enviado para este endereço de correio eletrónico aparecerá automaticamente na sua Caixa de Entrada. Pode redirecionar e-mails com faturas e recibos recebidos dos seus fornecedores para este endereço de e-mail, bem como pedir aos seus fornecedores que enviem os seus documentos diretamente para este e-mail. Ou, por exemplo, tirar fotografias de recibos relacionados com as suas despesas comerciais com o seu telemóvel e enviar as fotografias para este e-mail. É simples! Adicione o endereço à sua lista de contactos e utilize-o para enviar qualquer um dos seus documentos relacionados com despesas. Pode também utilizar a aplicação PayTraq Mobile para isso.
As mensagens com os seguintes formatos de ficheiros são suportadas pela Caixa de Entrada: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, EDOC, XLS, XLSX, ODT, ODS, ZIP. Pré-visualização está disponível para JPG, PNG, PDF.
Para ativação ir a Compras -> Comprar Caixa de Entrada -> Canais -> Ativar canal Paytraq Inbox
Receberá um endereço de correio eletrónico dedicado que se parecerá com este – channel.012345@inbox.paytraq.com.
Regras de auto completadas
Podem ser definidas regras de auto completadas para simplificar e acelerar o processamento posterior dos dados contidos nos documentos. As regras são utilizadas para preencher automaticamente o formulário com valores pré-definidos.
É possível definir tantas regras quantas forem necessárias.
Para criar uma nova regra, vá a Caixa de entrada de compra -> Regras e clique no botão “Criar uma nova regra”.
Introduz o nome para a regra e selecionar o tipo de operação. Clique em Continuar
Preencher os campos para preenchimento automático e clicar no botão “Alterar”. A disponibilidade dos campos depende do tipo de operação selecionada desde o primeiro passo. Pode adicionar quaisquer campos necessários a esta regra, tais como fornecedor, descrição de despesas, soma (se for fixa), conta de despesas, e uma chave fiscal.
Caixa de Entrada
Uma vez recebida, uma mensagem aparece na Caixa de Entrada PayTraq e está à espera de processamento posterior.
Para ver a mensagem clique no botão Ver. Agora pode aplicar-lhe uma regra.
Finalmente, para terminar o processamento, pode clicar num dos botões abaixo.
- Aprovar irá criar um novo documento de compra e abri-lo no modo de visualização.
- Continuar irá criar um novo documento de compra e abri-lo no modo de visualização com a pré-visualização do ficheiro.
- Editar criará um novo documento de compra e abri-lo-á no modo de edição com a pré-visualização do ficheiro.
Alternativamente, existe também a opção de criar um novo documento, copiando o anterior do mesmo fornecedor.
Pré-processamento de dados
Certas regras de auto completada podem ser automaticamente aplicadas às mensagens enviadas através deste canal.
Para aplicar uma regra, adicionar #rule_name no corpo do e-mail. Além disso, há uma série de etiquetas adicionais que podem também preencher dados em falta ou reescrever informação nos campos que já foram definidos na regra. Assim, por exemplo, a @amt tag pode ser utilizada para inserir uma quantidade total de um documento, @nr para inserir um número de documento, @data para inserir uma data. As etiquetas podem ser utilizadas em conjunto ou separadamente, em conjunto ou sem uma regra, numa linha ou cada uma na sua linha. Depende do que for necessário neste momento.
Por exemplo, recebe regularmente faturas pela Internet.
Pode criar uma regra de auto completada para esta fatura, nomeando-a, digamos, “internet” e acrescentando quaisquer campos necessários a esta regra.
Ao receber outra fatura, tudo o que precisa de fazer é redirecioná-la para o seu endereço PayTraq Inbox, adicionando #internet ao seu corpo.
Se quiser preencher o número ao reenviar, adicione isto: #internet @nr 46756282-2
Para preencher os campos número, data e quantidade, adicionar #internet @nr 46756282-2 @amt 50.99 @nr 46756282-2 @data 01.03.2015
Se todos os campos forem preenchidos, ao processar esta mensagem terá de clicar apenas num botão para que a sua fatura seja introduzida.
Também pode ligar a sua regra de auto completada a um remetente específico. Desta forma, a regra será aplicada a todas as mensagens enviadas a partir do endereço de correio eletrónico do remetente. Isto pode ser útil se as mensagens forem enviadas para PayTraq diretamente pelo fornecedor ou seu representante ou pelo funcionário (em caso de reclamação de despesas).
A sequência de prioridade de aplicação das regras é a seguinte: regra no corpo da mensagem -> regra atribuída ao endereço de correio eletrónico do remetente -> regra predefinida. De qualquer modo, todas as regras aplicadas a uma mensagem recebida podem sempre ser repostas na sua caixa de entrada.